L’emissione blocca i dati, genera i PDF e archivia l’impronta SHA-256 di ciascuno. Il database rifiuta qualsiasi modifica successiva. Una correzione è una nuova revisione; un rapporto emesso per errore viene ritirato con una motivazione e resta registrato.
Ogni PDF riporta un codice QR che rimanda alla sua pagina di verifica. Lì un visitatore può controllare la propria copia: l’impronta del file viene calcolata nel suo browser, e viene inviata solo l’impronta.
Lo spazio di archiviazione non è mai pubblico. I file viaggiano direttamente tra il browser e lo spazio di archiviazione tramite link che scadono dopo cinque minuti, e ogni download viene registrato.
I documenti dell’archivio si leggono nella pagina con il nome del lettore su ogni pagina, e ogni apertura viene registrata. Dove il download è consentito, è una copia numerata con il nome del detentore impresso, conservata in un registro delle copie.
Firma, verifica, emissione, ritiro, link di condivisione, download, modifiche dei permessi e accettazioni dei clienti vengono scritti in un registro a sola aggiunta; il database rifiuta di modificare o eliminare una voce. Gli accessi vengono registrati per persona e mai mostrati a un altro datore di lavoro.
Ogni record appartiene a una sola organizzazione, e ogni interrogazione è limitata a essa. Ogni funzionalità viene testata per dimostrare che un’organizzazione non può leggere né modificare i dati di un’altra, nemmeno tramite un indirizzo indovinato.
Il personale può proteggere il proprio account con un’app di autenticazione, e un’organizzazione può richiederla a tutti. Le persone vengono disattivate, mai eliminate, così firme e storico restano intatti.
Le funzioni di IA sono disattivate finché un titolare non le attiva. Solo allora i documenti scelti vengono inviati al nostro fornitore di IA, Vultr. Ciò che l’IA produce resta una bozza finché una persona non lo conferma, e il suo nome viene registrato.
I pagamenti vengono riscossi sulla pagina di pagamento del nostro merchant of record, Paddle. L’applicazione non vede mai un numero di carta.
Sceglie dove conservare i file della sua organizzazione al momento della registrazione: PDF dei rapporti, dati di scansione, disegni e dossier restano in quella regione. Il database delle registrazioni è conservato in Europa.
Un titolare può esportare tutto in qualsiasi momento: ogni registrazione dell’organizzazione, le sue persone e, se lo desidera, i suoi file, in un unico download. Nulla viene trattenuto, quindi non resta mai vincolato.
Più copie di backup di tutto, conservate all’interno della sua regione di hosting, e backup automatici delle sue registrazioni e dei suoi file sul suo computer: settimanali con ogni piano, giornalieri od orari con i piani a pagamento.