Een rapport is alleen iets waard als het later te vertrouwen is. Dit zijn regels die de applicatie afdwingt, de meeste in de database zelf.
Uitgifte legt de gegevens vast, maakt de PDF’s aan en slaat van elke PDF de SHA-256-vingerafdruk op. De database weigert elke latere wijziging. Een correctie is een nieuwe revisie; een ten onrechte uitgegeven rapport wordt met een reden ingetrokken en blijft vastgelegd.
Elke PDF heeft een QR-code naar de verificatiepagina. Een bezoeker kan daar zijn kopie controleren: de vingerafdruk van het bestand wordt in de eigen browser berekend, en alleen de vingerafdruk wordt verstuurd.
Opslag is nooit openbaar. Bestanden gaan rechtstreeks tussen de browser en de opslag via links die na vijf minuten verlopen, en elke download wordt vastgelegd.
Documenten in de bibliotheek worden op de pagina gelezen met de naam van de lezer op elke pagina, en elke keer dat een document wordt geopend, wordt vastgelegd. Waar downloaden is toegestaan, is een download een genummerd exemplaar met de houder erop gestempeld, bijgehouden in een register van exemplaren.
Ondertekening, beoordeling, uitgifte, intrekking, deellinks, downloads, wijzigingen van bevoegdheden en acceptaties door klanten worden vastgelegd in een log waaraan alleen kan worden toegevoegd; de database weigert een regel te wijzigen of te verwijderen. Inlogactiviteit wordt per persoon vastgelegd en nooit aan een andere werkgever getoond.
Elk gegeven hoort bij één organisatie, en elke opvraging is daartoe beperkt. Elke functie wordt getest om aan te tonen dat een organisatie de gegevens van een andere niet kan lezen of wijzigen, ook niet via een geraden adres.
Medewerkers kunnen hun account beveiligen met een authenticator-app, en een organisatie kan dat voor iedereen verplicht stellen. Mensen worden gedeactiveerd, nooit verwijderd, zodat handtekeningen en geschiedenis intact blijven.
AI-functies staan uit totdat een eigenaar ze inschakelt. Pas dan worden de documenten die u kiest naar onze AI-provider, Vultr, gestuurd. Wat AI oplevert, blijft een concept totdat een mens het bevestigt, en diens naam wordt vastgelegd.
Betalingen worden afgehandeld via de betaalpagina van onze merchant of record, Paddle. De applicatie ziet nooit een kaartnummer.
Bij de registratie kiest u waar de bestanden van uw organisatie worden bewaard: PDF’s van rapporten, scandata, tekeningen en dossiers blijven in die regio. De database met de gegevens staat in Europa.
Een eigenaar kan op elk moment alles exporteren: alle gegevens van de organisatie, de mensen en desgewenst de bestanden, als één download. Er wordt niets achtergehouden, zodat u nooit vastzit.
Meerdere back-ups van alles, bewaard binnen uw hostingregio, en automatische back-ups van uw gegevens en bestanden naar uw eigen computer: wekelijks bij elk pakket, dagelijks of elk uur bij betaalde pakketten.